自动归档 – Folderit 的新“归档到文件夹”功能

在 Folderit，我们始终听取您的反馈意见，以使我们的文件管理系统 (DMS)更加完善。今天，我们很高兴推出一项功能，它解决了许多用户面临的共同挑战：高效保留文件。了解“归档到文件夹”功能 – 一种智能、有组织的方式来处理您的文件归档需求。

传统方法与新解决方案

旧方法

以前，我们的保留选项非常简单，但有一些限制。您可以设置文档在文件夹中保留的时间限制，超过该时间限制后，它们将被自动删除。虽然这有助于减少存储混乱，但对于因历史或合规原因而需要保留的文档来说，这并不是最佳解决方案。

新方法

借助新的“存档到文件夹”功能，我们让文档管理变得更加出色。现在，您可以将文档移动到指定的存档文件夹，而不必在一段时间后删除它们。这样，您就可以保持主工作区整洁有序，同时仍可以安全地存储和访问重要文档。

使用“存档到文件夹”的分步指南

1. 选择您的文件夹
   找到包含您要管理的文档的文件夹。这是您设置归档过程的起点。
2. 访问保留设置
   单击工具栏上的“保留”按钮。这将打开设置，您可以在其中指定文档在移动之前应在当前文件夹中保留多长时间。
3. 定义时间范围
   选择文档存档的期限（天、周、月或年）。这种灵活性使您可以定制保留期限以满足您的特定需求。
4. 选择“存档到文件夹”
   从保留操作列表中，选择“存档到文件夹”。这可确保一旦指定的时间段到了，文档将被移动而不是删除。
5. 选择存档位置
   选择要移动文档的目标文件夹。这可以是专门为此目的设置的专用存档文件夹。
6. 应用并保存
   确认并保存您的设置。您也可以将这些设 电话数据 置应用于子文件夹，以保持整个文档管理系统的一致性。

为什么您会喜欢“存档到文件夹”

整理您的工作区：不再有杂乱的文件夹！通过归档旧文档，您可以保持活动文件夹的简洁和易于浏览。这样可以更轻松地找到所需的文档，而无需在大量过时的文件中筛选。

保持合规：通过归档而不是删除文档来满足监管要求。这可确保您拥有所有必要的记录 销售售前售后拜访 以供审计或法律需求。保留完整的历史记录对于遵守行业法规和公司政策至关重要。

提高效率：自动化归档过程以节省时间并 BWB名录 降低人为错误的风险。无需手动将文件移动到归档文件夹，让 Folderit 为您处理。这种自动化可以释放您的时间，让您专注于更重要的任务。

实际应用

财务部门

保留当前的财务文件，同时存档旧记录以便于检索。例如，您可以存档过去几年的财务报表，并保留今年的数据以供随时访问。

法律团队

通过轻松归档需要保留特定期限的法律文件来确保合规性。这包括必须保留数年的合同、协议和其他法律文件。

项目管理

归档已完成的项目文件，让您的项目文件夹专注于活动任务，同时仍保留过去的项目数据。这样，您可以轻松查找和引用旧项目文档，而不会弄乱您当前的工作。

您的呼声，我们的创新

我们根据您的反馈和需求开发了“存档到文件夹”功能。我们的目标是让 Folderit DMS 尽可能地方便用户使用且高效。您的意见对于我们实现这一目标至关重要。通过倾听用户的意见，我们不断改进和添加新功能，真正提升您的文档管理体验。

结论

“归档到文件夹”功能不仅仅是一个新工具，更是迈向更智能、更高效的文档管理的一步。借助此功能，您可以保持文档井然有序且易于访问，同时满足运营和合规性要求。无论您管理的是财务记录、法律文件还是项目文件，此功能都提供了灵活且自动化的解决方案，可让您的数据井然有序且合规。

感谢您加入 Folderit 社区。我们非常高兴看到您如何使用此功能来增强您的文档管理流程。