了解组织和维护内部知识库的最佳实践。了解如何优化团队可用的信息以节省时间、降低成本并提高整体绩效。 内部知识库总会对您的员工有所帮助。 作为公司文档和商业智能的集中、综合存储库，该资源包含宝贵的组织信息。 例如，你需要向团队分发培训材料吗？下一次公司团建活动什么时候举行？ 您可以使用内部知识库轻松找到这些问题的答案。 然而，建立这样一个全面有效的系统并不容易，也不是一朝一夕就能完成的。它需要经过深思熟虑、慎重的决策和方法。 这就是本文可以为您提供帮助的地方——通过说明优化内部知识库的最佳实践。 组建团队来管理知识库 您的内部知识库应该是所有公司情报的一站式门户：入职、培训指南、PTO 和病假政策等。
如果没有结构化的方法编写和维护如此多的文档是不
可能的。 如果您告诉员工只要有时间就撰写和提交文章，那么您可能永远都看不到完成的知识库。 然而不幸的是，研究表明许多公司还没 WhatsApp 号码数据 有意识到这一点： 插图：Archbee / 来源：TSIA 您不想加入这个统计并将知识共享视为事后考虑。 因此，为了避免这个陷阱，请组建一个知识库团队——您的知识库将被正确构建，因为这些团队成员将明确负责它的创建。 通过多个人员专门处理内部知识库，您可以为每个人分配特定的任务或重点领域。 这样，每个团队成员都可以致力于特定的目标。 典型的知识库团队是这样的： 来源：Archbee 首先，建立核心知识库团队——创建、维护和构建材料的所有者。如果这些团队成员有写作天赋，那就再好不过了。 接下来，列出编辑和文章审阅者。
这些人校对文确保所有内容在语法和事实上都是正
确的。 最后，确定谁是你的临时贡献者。贡献者是团队成员，他们在其他任务允许的情况下丰富知识库。 例如，考虑一下构建内部知识库的经典技巧： 插图：Archbee / 来源：Rocketium 这是贡献者任务的典型例子。 如果整个技术部门都不断地研 美国电话列表 究内部知识库，那么效率不会很高，因为开发会停滞。不过，他们仍然可以时不时地提供帮助。 深度链接极大地丰富了知识库内容，因为它们将读者引导至特定索引的网站位置。但它们需要技术专业知识。 因此，所有者可以在短时间内寻求开发人员的帮助；然后该开发人员就成为知识库贡献者。 知识库不是他们的主要职责，但他们会在必要时提供帮助。 另一方面，所有者协调知识库的各个方面。
他们的一些任务如组建知识库团队最好为每个
上述任务指定一个所有者；这样，该特定工作将有效地完成，因为您的员工将把所有精力集中在其上。 有了这样一支组织有序、运转良好的知识库团队，您将确保拥有高质量的内部知识库。 设计用户友好的内容层次结构 虽然内部知识库非常有用，但它不仅仅是存放所有公司文件的地方。 如此杂乱无章、非结构化的知识库只会让您的员工感到沮丧。 为了使知识库有用，它应该是有组织的，以便读者可以快速找到他们需要的任何信息。 换句话说，您的内部知识库应该拥有一个用户友好的内容层次结构。 这是一个很好的例子： 来源：Archbee 左侧是目录，可显著帮助用户定位。
首先它表明我们目前位于“员工手册
部分并提供自上而下的导航。 此外，它列出了此部分的所有其他页面，为读者提供了此类别的完整概述。 除此之外，《我们如何工作》这篇文章的结构 其核心是利益相关者 也很好。正文分为两部分，这意味着读者可以快速找到他们想要的信息。 这些元素（目录、自上而下的导航、标题）都是用户友好结构的基本特征，因为它们有助于扫描。 最近的一项研究揭示了以下统计数据： 插图：Archbee / 来源：尼尔森诺曼集团 大多数读者不会逐字逐句地阅读。相反，他们会浏览文本，寻找指示相关部分的标记。 通过包含用户友好的结构元素（例如目录、标题等），您可以促进这种扫描。
因读者可以快速判断文章是否具有他们需要的
信 另一个有助于用户导航的策略是将相关内容分组在一起。例如，代码审查指南应位于结对编程指南附近。 为了实现这一点，首先确定您的一般类别，然后将每个主题分解为子主题。 以下是最顶部部分的一些示例： 来源：Archbee 使用这些主题作为起点，并在撰写更多文章时慢慢创建子主题。 例如，您可以创建计算机故障排除、工具故障排除、电话故障排除和类似的类别。 有了这种合乎逻辑且直观的结构，您的读者应该可以轻松地浏览内部知识库。 然而，为了防止他们遇到困难，创建一个高性能的搜索引擎也是值得的。 麦肯锡解释了原因： 插资料来源：麦肯锡 即使您的读者难以理解您当前的知识库结构，强大的搜索引擎也可以缓解这些问题。
有了强大的搜索选只需按几次键就
足以检索所需的信息。 总而言之，努力开发一个用户友好的、合乎逻辑的内容层次结构（您的读者会感激它），同时也实现一个强大的搜索引擎——这个元素保证了知识库的易用性。 建立内容审核流程 虽然有帮助，但编写知识库文章只是上传知识库内容的第一步。 假设您的技术作家正在记录产品最新功能的规格。虽然他们可能做得很好，但总有一两个细节可能会出错。 想象一下，如果客户服务或销售人员阅读了这篇文章并将这些不准确的信息传达给最终用户，后果可能会很严重。
发布的项研究揭示了低效的知识共享
可能造成的危害： 远程工作津贴可能与新冠疫情期间的津贴不同。 然而，通过定期检查您的内部知识库，您可以确保没有任何内容是过时或废弃的。 幸运的是，大多数知识库软件都可以轻松实现这一点。 例如供文档验证功能——将一名员工分配给特定文档，标记他们负责确保其内容营销研究所 当知识库文章的审阅者太多时，审批过程可能会拖
