无论身处哪个行业，公司都拥有海量文件。这些文件大致可分为两种状态：使用中和未使用。许多文件对公司来说都很重要，因此必须保留一段时间或无限期，尤其是未使用的文件。这些业务文件或记录需要根据公司政策和法律合规指令进行管理、分发和归档，这一过程（更具体地说是文件归档）是任何公司信息和文件管理战略的重要组成部分。
什么是文件归档
文件归档是各种规模公司的战略必需品，此过程涉及将非活动文件或“记录”放入长期存储中，同时还确保在需要时轻松检索所述文件。
为了进一步明确，必须理解，一旦文档流程完成，文档即被视为记录，或者更简单地说，特定文档和相关流程被视为“完成”。更正式的定义是，当文档提供特定时间和地点的行动或决定的证据时，它们被“宣布”为记录。
文件归档的类型
在深入探讨两种主要的文档归档类型之前，需要指出的是，在大多数情况下，没有明确的法律或法规要求将文档保存在纸质或数字存储中。在大多数情况下，两者都符合相同的法律和合规要求。
虽然出于安全考虑，建议将某些文件也保留为纸质文件，但这些文件包括遗嘱、信托、盖有公证章的合同、财产所有权、本票以及类似性质的文件。我们建议保留这些文件的纸质和数字副本。
物理归档
这是将纸质文件存储在安全的物理位置的传统方法，这些位置可以是现场的，如文件室、文件柜和档案室，也可以是场外的档案位置。
尽管这种归档方式在某些行业仍然相当普遍，但与电子归档和存储相比，它非常耗费劳动力，容易丢失或损坏，而且总体效率低下。
数字存档
与前一个一样，这个很容易理解。数字存档涉及扫描和数字化纸质文档，以便长期存储在本地服务器、云存储、硬盘等设备上。由于其众多优势，它现在是一种越来越流行的文档存储和管理方法。数字存档可以节省空间，使文档检索更容易，并且具有更好的安全选项。基于云的文档管理系统（如 Folderit）提供了更高程度的可访问性，并提供显著的灾难恢复。
如何实施文档归档策略
如果您想要实施有效的文档归档策略，您需要对这些事情采取清晰而系统的方法，确保文档安全存储、保持可访问性，最重要的是符合法律和运营要求。
一个深思熟虑的策略可以一举两得，即简化了检索过程，同时又能保护关键信息以供长期使用。
步骤 1：进行初步文件审计
在开始归档过程之前，重要的是对所有现有文档进行全面的内部审核。此审核有助于确定哪些文档应归档，哪些文档应丢弃，以及哪些文档应保留。
此步骤的一些重要考虑因素包括：
- 文档类型：
确定哪些类型的文档需要长期存储（例如财务记录、合同、合规文件） - 访问频率：
将经常访问的文档与很少使用的文档分开 - 法律和监管要求：
通过识别必须归档以满足特定法律或监管要求（例如GDPR、HIPAA、SOX）的文档来保持合规性
第 2 步：制定文件保留计划
现在，这一步对于法律合规性和自动化非常重要，即设置文档保留计划。对于计划有效管 国家明智的电话号码数据 理文档和归档的组织来说，明确的保留计划是强制性的。
为什么？因为它可以确保文件存档适当的时间。保留期限因文件类型和行业法规而异。
任何良好的保留政策都应包括：
- 保留期限：
指定每种类型的文档应存档多长时间。例如，税务记录 练增强如何实现 可能需要保留七年，而合同可能需要无限期存储 - 文件销毁政策：
制定安全删除保留期过后不再需要的记录的标准。这既符合数据保护法，又能最大限度地降低存储成本。
步骤 3：选择正确的归档方法
下一步是根据组织的需求选择正确的归档方法。
这些选项包括：
- 本地数字存储：
为拥有敏感数据的组织在本地托管安全的数字档案可以提供更好的控制和数据保护 - 基于云的解决方案：
基于云的归档提供可扩展性和成本效益。对于希望最大程度减少硬件投资并优化从多个位置进行访问的组织来说，它是理想的选择 - 混合方法：
一些组织可能会受益于物理和数字存档的结合，特别是在从纸质系统过渡到完全数字存档时
步骤 4：数字化并索引物理文档
对于从实体档案过渡到数字档案的公司来说，文档数字化是关键的一步。将纸质文档扫描为 PDF/A 等数字格式可实现长期存储和更轻松的访问。
过渡的重要步骤包括：
- 扫描和 OCR：
使用高级光学字符识别 (OCR) 将纸质文档转换为可搜索的数字文件 - 元数据创建：
分配元数据（例如文档类型、创建日期、作者和保留期）以提高可搜索性和分类性。像 Folderit 这样的优秀文档管理系统允许创建和标记大量元数据
步骤 5：实施安全和合规措施
数据安全和访问控制在文档归档中至关重要。归档文档通常 BY 列表 包含敏感信息，访问管理不善也会导致合规性违规，因此实施严格的安全协议非常重要：
- 访问控制：
设置基于角色的访问控制，以确保只有授权人员才能访问、修改或检索文档 - 加密：
使用256 位 SSL加密等强加密方法来保护存档文件免遭未经授权的访问 - 审计线索：
维护详细的审计线索，以监控谁访问或修改了特定文档。这对于合规性审计尤其重要
步骤 6：自动化归档过程
自动化在几乎所有场景中都是您的最佳选择，在文档归档过程中也不例外。自动化可以显著提高归档过程的效率和准确性。
先进的自动化文档管理系统可以实现：
- 计划归档：
根据预定义规则（如文件年龄或文档类型）自动归档，确保文档在满足条件后立即归档 - 减少错误：
自动化系统有助于减少人为错误，确保文档得到正确的索引和存储 - 实时访问：
自动化确保从任何地方和任何设备即时检索存档文档，从而提高运营效率
步骤 7：定期审核和更新您的档案
任何有效的归档策略都需要持续维护和定期审核。定期审核可确保归档保持合规且正常运行：
应牢记一些关键事项：
- 审核归档政策：
定期审查您的归档政策，以确保其符合最新的监管要求 - 更新技术：
确保您的归档系统随着技术的发展而发展，特别是为了防止因文件格式过时或存储解决方案过时而导致数据丢失。
您应该将哪些类型的文档数字化并存档？
您归档的文件取决于您的业务需求以及任何法律或行业要求。每种文件都有其用途，无论是出于合规性、内部运营还是长期参考。
